Privacybeleid

Fiets Toer Club “Veluwse Wielervereniging” te Ermelo (VWV-Ermelo) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VWV-Ermelo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VWV-Ermelo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden en deelnemers aan door ons georganiseerde clubevenementen

Persoonsgegevens van leden en deelnemers aan door ons georganiseerde clubevenementen worden door VWV-Ermelo verwerkt om:

• Uitvoering te geven aan het lidmaatschap (ledenadministratie en innen van contributie);  en/of
• Deelname aan één van onze clubevenementen mogelijk te maken.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Ledenadministratie van de vereniging;
  en/of
• Deelnameadministratie van de vereniging.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VWV-Ermelo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

 Uw persoonsgegevens worden door VWV-Ermelo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de onderstaande periode:

• Voor leden:
  Gedurende de periode dat men lid is en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
• Voor deelnemers:
  Tijdens de periode van voorinschrijving tot het betreffende evenement, ten tijde van het evenement en daarna alleen in statistieken en in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Een voorbeeld hiervan is de Nederlandse Toer Fiets Unie (NTFU), omdat onze vereniging hierbij is aangesloten en leden van onze vereniging automatisch lid zijn van de NTFU. De NTFU gebruikt uw gegevens onder meer voor de administratie van de verzekering die aan het lidmaatschap is verbonden en voor de verzending van haar magazine Fiets Sport.

Daarnaast maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de internetomgeving van de vereniging;
• Het drukken en bezorgen van het clubblad, nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Met deze partijen (verwerkers) sluiten we een verwerkersovereenkomst, waarin wij de nodige afspraken vastleggen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

VWV-Ermelo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens VWV-Ermelo van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan en bevestigen dat door ondertekening van een geheimhoudingsverklaring;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op de voor onze administratie te gebruiken systemen;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens binnen de ledenadministratie om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Ons bestuur, commissieleden, administratie en onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om ons te vragen de door u verstrekte gegevens te vernietigen of aan u of in opdracht van u direct aan een andere partij over te dragen. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan dergelijke verzoeken.

Voor de verwerking van uw persoonsgegevens moet u ons toestemming geven. U heeft altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Fiets Toer Club “Veluwse Wielervereniging”

Postbus 264

3850 AG

Ermelo

e-mail: secretaris@vwv-ermelo.nl

Formulier: AVG toestemmingsverklaring: https://www.vwv-ermelo.nl/uploads/AVG/AVG%20toestemmingsverklaring.pdf

Formulier: AVG geheimhoudingsverklaring vrijwilligers: https://www.vwv-ermelo.nl/uploads/AVG/Geheimhoudingsverklaring_vrijwilliger_VWV-Ermelo.pdf